Perencanaan Penerbitan Konvensional

Perencanaan Penerbitan Konvensional

Sukarna (1992:10) mengutip Harold Koontz dan O’Donnell merumuskan perencanaan sebagai fungsi manajer di dalam memilih alternatif-alternatif,tujuan-tujuan,kebijakan,prosedur-prosedur dan program. Disinilah pentingnya melakukan perencanaan sehingga kita bisa memiliki alternatif,tujuan,kebijakan,prosedur dan program yang dapat dilaksanakan,realistis dan sejalan dengan kemampuan organisasi.

            Dalam menyusun perencanaan ada beberapa prinsip yang penting unutk diperhatikan,yaitu:

1.    Membantu pencapaian tujuan,

2.    Efisiensi perencanaan

3.    Keutamaan perencanaan

4.    Pemerataan perencanaan

5.    Patokan perencanaan

6.    Kebijakan kerangka kerja

7.    Waktu

8.    Komunikasi perencanaan

9.    Alternatif

10. Pembatasan

11. Keterikatan

12. Fleksibilitas

13. Perubahan navigasional

14. Perencanaan strategis

Berdasarkan prinsip perencanaan,Sukarna menyimpulkan bahwa perencanaan adalah sebagai berikut:

1.    Fungsi utama manajer,karena pelaksanaan pekerjaan tergantung pada baik buruknya perencanaan.

2.    Diarahkan pada tercapainya tujuan. Oleh karena itu, bila tujuan tidak tercapai maka mungkin disebabkan kurang baikya perencanaan.

3.    Didasarkan pada fakta objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif.

4.    Mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa datang.

5.    Memikirkan dengan matang anggaran,program,kebijakan,metode dan standar untuk mencapai tujuan.

A.   PERENCANAAN PENERBITAN

Pembelajaran tentang perencanaan penerbitan dengan memandang penerbitan sebagai salah satu program yang akan dialankan perpustakaan. Program penerbitan itu bisa terdiri atas kegiatan penerbitan konvensional dan digital dalam bentuk penerbitan berkala dan nonberkala.

Memang ada juga yang menggunakan pendekatan 5W+1H untuk perencanaan,misalnya pertanyaan pertama apa yang akan kita terbitan dan untuk siapa terbitan ini bisa kita jawab berdasarkan jenis-jenis pernerbitan seperti buletin,kalawarta,bibliografi atau buku panduan perpustakaan. Misalnya kta menerbitkan kalawarta. Tujuan penerbitan kalawarta ini adalah unutk menjalin pertukaran informasi dan wadah komunikasi antara perpustakaan dan anggota-anggotanya.

Misalnya, karena banyak informasi mutahir yang hendak disampaikan perpustakaan sukar disebarluaskan kepada anggota-anggotanya,padahal anggota-anggotanya memerlukan indormasi itu. Jadi kita bisa menuliskan tujuan itu sebagai wadah pertukaran informasi mutakhir. Dan,kalawartanya itu berbentuk tercetak atau digital yang menggunakan internet,atau diterbitkan dalam paduan keduannya.

Perencanaan untuk kegiatan penerbitan atau program penerbitan akan berbeda dengan perencanaan divisi penerbitan. Perencanaan lembaga penerbitan merupakan perencanaan jangka panjangyang terdiri dari sejumlah program,misalnya program penerbitan berkala dan penerbitan non-berkala.

Misalnya kita menerbitkan dalam bentuk kalawarta dan panduan pengguna perpustakaan. Kalawarta diterbitkan bulanan,sedangkan penduan pengguna diterbitkan setahun sekali. Tentu kita akan menetapkan tujuan dari kegiatan penerbitan itu. Kita sudah mempelajari contoh tujuan penerbitan kalawarta.

Perencanaan Sumber Daya Penerbitan

          Berdasarkan sumber-sumber daya yang kita perlukan untuk mencapai tujuan kita yaitu menyelenggarakan penerbitan,bisa kita lihat di sumber-sumber daya manajemen.

	Man                       : Perencanaan Sumber Daya Manusia Money                 : Perencanaan Anggaran Materials             : Perencanaan Bahan/Material Machines            : Perencanaan Sarana dan Prasarana Methods             : Perencanaan Metode markets               : Perencanaan Pemasaran

 

                                                                                                                                       

Dalam membahas perencanaan penerbitan tersebut,kita bisa memandang kegiatan penerbitan sebagai program atau sebagai kegiatan proyek. Misalnya dalam setahun anggaran kita akan menerbitkan bibliografi,kalawarta,buku panduan perpustakaan atau buku pendidikan pengguna perpustakaan.

Kegiatan bila merupakan proyek maka hanya memfokuskan pada satu bentuk penerbitan saja. Misalnya, kegiatan penerbitan bibliografi dalam bidang tertentu,penerbitan kalawarta sebanyak 4 edisi dalam setahun atau penerbitan buku untuk pendidikan pengguna perpustakaan.

Perbedaan perencanaan antara penerbitan sebagai program dengan penerbitan sebagai kegiatan. Pada perencanaan penerbitan sebagai program,kita akan merumuskan perencanaan penerbitan sebagai program ,kita akan merumuskan perencanaan lebih secara konseptual,sedangkan pada perencanaan kegiatan penerbitan kita akan lebih banyak menyusun rencana teknis.

Dalam perencanaan program penerbitan tersebut,tentu kita akan berupaya berpikir strategis,artinya berusaha menyusun rancana strategis yang merupakan rencana yang memperhatikan apa yang terjadi dan akan terjadi pada lingkungan eksternal dan internal perpustakaan. Kita bisa menentukan prgram mana yang di anggap strategis yang bisa membantu pencapaian tujuan atau pelaksanaan fungsi perpustakaan. Untuk bisa melakukan perencanaan program yang strategis itu, kita harus memeriksa keadaan lingkungan eksternal sebagai sumber peluang dan ancaman seta memeriksa lingkungan internal sebagai tempat beradannta kekuatan dan kelemahan.

Pada lingkungan internal,perpustakaan memiliki kakuatan sudah memiliki kepakaran dan kemampuan mengelola informasi. Tetapi, tidak bisa menutup mata terhadap adanya kelemahan dalam mengelola informasi mutakhir yang begitu banyak,sehingga menyulitkan pengguna perpustakaan sendiri.

Selanjutnya kita bisa menyususn perencanaan program tersebut secara lebih utuh dan tentu komprehensif. Kita bisa melihat contoh seperti dibawah ini:

 

                 Kita memulainya dengan merusmuskan tujuan prgram penerbitan. Berdasarkan gambar diatas,tampak bahwa penerbitan ini bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan sesuai dengan peran dan fungsi perpustakaan. Tujuan tersebut dicapai dengan memperhatikan aspek segmentasi anggota,misalnya berdasarkan jenjang pendidikan atau pekerjaan.

                 Sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dari kegiatan organisasi,sehingga sering dikemukakan sumber daya manusia merupakan aset organisasi. Sumber daya yang memungkinkan organisasi bisa mencapai tujuannya dan memberikan sesuatu kepada publik yang dilayani organisasi itu. Dalam perencanaan sumber daya manusia yang akan melaksanakan program tersebut akan ditetapkan kompetensi yang diperlukan. Misalnya, kompetensi itu adalah kemampuan menulis,kemampuan menyuting,kemampuan membuat desain dan kemampuan membaca naskah dengan cermat.

                

Nama Jabatan dan Kompetensinya

No.	Nama Jabatan	Kompetensi
1.	Redaksi	Mampu menilai kelayakan naskah untuk diterbitkan Mampu berpikir kebutuhan informasi pembaca
2.	Editor	Mampu melakukan penyutingan bahasa terhadap naskah Mampu menulis  dalam bahasa yang efektif Memiliki pengetahuan bahsa yang baik Mampu mengoperasikan komputer
3.	Desainer	Mampu membuat desain  sampul Mampu membuat tata letak isi Mamou membuat ilustrasi buku Mempu mengoperasikan program komputer untuk desain
4.	Proofreader	Mampu membaca dengan cermat dan teliti Menguasai pengetahuan penulisan kata
5.	Setter	Mampu mengoperasikan komputer Mampu menulis dengan cepat

                 Misalnya untuk redaksi dirangkap editor atau penyunting. Setter bisa merangkap proofreader. Dengan demikian, kita membutuhkan 3 tenaga ini untuk proses pracetak. Sedangkan tenaga produksi atau proses cetak,pada umumnya, diserahkan pada institusi di luar perpustakaan atau percetakan komersial.

                 Untuk menyelesaikan masalah ini kita bisa mengambil tenaga dari luar (outsourching) yang dikontrak untuk menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab jabatan itu. Misalnya untuk tenaga editor,bisa meminta bantuan tenaga penyunting seorang guru bahasa Indonesia atau editor profesional.

                 Selanjutnya,tentu akan dibutuhkan sarana dan prasarana yang akan kita pergunakan untuk kegiatan penerbitan,baik berkala maupun nonberkala. Paling tidak kita akan membutuhkan ruang kerja dan perlengkapannya seperti kursi dan meja serta komputer.

                 Metode pekerjaannya,seperti sudah dikemukakan bergerak dari proses pracetak,cetak dan diakhiri dengan pascacetak. Dengan begitu , maka kegiatan dijalankan sesuai dengan urutan prosesnya. Dalam penyusunan jadwal kerja sebagai bentuk rencana kerja akan mengacu pada urutan proses itu. Tidak bisa proses sesudahnya mendahului proses sebelumnya seperti melakukan kegiatan cetak sebelum pracetak diselesaikan,

                 Metode kerjanya pun melibatkan sejumlah keterampilan yang satu sama lain saling berkaitan dan bergantung. Penyutingan akan terkait dengan tataletak isi buku. Begitu juga dengan tata muka buku pembuatannya akan bergantung pada judul yang dibuat penulis yang kemudian bisa saja judul itu diperbaiki dan disempurnakan oleh penyuting.

                 Dana juga akan diperlukan unutk kegiatan pemasaran yakni mendistribusikan hasil terbitan. Memang bisa saja ada kegiatan mendistribusikan yang tak memerlukan dana seperti membagikan begitu saha hasil terbitan pada pengunjung yang datang ke perpustakaan. Misalnya, dengan menyimpan kalawarta perpustakaan di lobi atau ruang masuk gedung perpustakaan sehingga setiap orang bisa mengambilnya.

                 Dengan begitu, penerbitan yang kta buat bisa menjangkau publik yang memang membutuhkan atau kita memandang publik itu perlu mengetahui informasi yang disajikan. Misalnya, penerbitan bibliografi penelitian ilmu sosial tentu bukan bacaan semua orang namun diperlukan oleh para peneliti ilmu sosial.

B.  PERENCANAAN PENGENDALIAN PENERBITAN

     Pengendalian meruapakan fungsi penting manajemen apapun,termasuk manajemen penerbitan. Karena itu kta secara khusus membahas soal pengendalian. Pengendalian ini kita bahas secara khusus karena akan juga berkaitan dengan fungsi kepemimpinanatau kemampuan manajerial seorang pemimpin/manajer.

     Sukarna (1992:110) menyebutkan,pengendalian memiliki makna membimbing,menertibkan, mengatur dan menguji kebenaran. Oleh sebab itu pengendalian memiliki peran penting sekali dalam manajemen,mengingat mempunyai fungsi untuk menguji apakah pelaksanaan kerja itu teratur,tertib,terarah atau tidak.

1.  Tercapainya Tujuan

      Dengan menyusun rencana pengendalian untuk pencapaian tujuan itu. Artinya, dengan menyusun rencana pengendalian yang akan kita lakukan seperti melalui instrumen pengendalian dalam bentuk daftar periksa atau rencanaisi laporan rutin perkembangan pelaksanaan program atau kegiatan kita bisa melakukan pengendalian bila terjadi penyimpagan dalam pencapaian tujuan. Misalnya, tujuan penerbitan yang kita lakukan adalah menjalin komunikasi antara perpustakaan dan anggotanya.

2.  Efisiensi Pengawasan

     Pencapaian tujuan dengan tidak efisien menggunakan sumber daya bukanlah keberhasilan sekaligus tidak menunjukkan produktivitas dan mutu. Sumber daya yang kita akan pergunakan sudah ditetapkan dalam rencana, bila terjadi penyimpangan dari rencana tentu ada penyebabnya. Mungkin salah dalam perencanaan sehingga kita harus melakukan perubahan rencana. Makala kita menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam program penerbitan,maka kita memiliki ukuran atau kriterua yang jelas untuk mengukur atau menilai derajat efisiensi penerbitan tersebut. Misalnya, jumlah tenaga yang terlihat dalam proses penerbitan apakah terlalu banyak atau terlalu sedikit.

3.  Refleksi Perencanaan

     Dalam merencanakan pengendalian penerbitan tentu kita harus berpatokan pada apa yang sudah direncanakan. Misalnya, kita merencakanan jumlah eksemplar dalam penerbitan sebanyak 5000eksemplar untuk kalawarta dan 500 eksemplar untuk bibliografi.

4.  Standar

     Pada dasranya standar bisa kita maknai sebagai ukuran baku,tapi juga bisa dimaknai sebagai ukuran minimal untuk mutu. Dengan demikian, kita sangat boleh untuk bekerja melebihi standar sebagai ukuran baku atau ukuran minimal mutu. Namun, tidak boleh bekerja di bawah standar. Oleh sebab itu,dalam rangka pengendalian penting untuk menetapkan standar. Dalam penerbitan,kita bisa menetapkan standar waktu untuk proses pracetak,cetak dan poscetak. Misalnya, kita menetapkan waktu penelesaian proses pracetak.

5.  Tindakan

      Dalam merencanakan pengendalian kita perlu merencanakan tindakan-tindakan seperti apa yang harus kita lakukan untuk mengoreksi atau melakukan perbaikan bila terjadi penyimpangan atau kekeliruan. Bisa juga penyimpangan itu terjadi karena faktor teknis seperti listrik yang sering mati sehingga proses pengerjaan pencetakan menjadi lebih lama dibandingkan dengan yang direncanakan.

Ada 3 bentuk kegiatan pengendalian,seperti yang dijelaskan Husen (2009:4) , yaitu:

1.   Supervisi, yaitu melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi agar dalam operasional dpat dilakukan secara bersama-sama oleh semua personel dengan kendali pengawasan.

2.   Inspeksi, melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.

3.   Tindakan koreksi, melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dnegan kondisi pelaksanaan.

Oleh sebab itu, dalam perencanaan pengendalian akan dimasukkan pula rencana untuk menggali informasi melalui saluran komunikasi informasi yang ada agar memperoleh informasi yang berimbng dan akurat. Informasi formal yang digali dengan instrumen seperti di atas dan informasi informal yang diperolah malalui komunikasi informasi itu saling melengkapi. Bukan saling menambah atau mementahkan.