Perencanaan
Penerbitan Konvensional
Sukarna (1992:10) mengutip Harold Koontz dan O’Donnell
merumuskan perencanaan sebagai fungsi manajer di dalam memilih
alternatif-alternatif,tujuan-tujuan,kebijakan,prosedur-prosedur dan program. Disinilah
pentingnya melakukan perencanaan sehingga kita bisa memiliki
alternatif,tujuan,kebijakan,prosedur dan program yang dapat
dilaksanakan,realistis dan sejalan dengan kemampuan organisasi.
Dalam
menyusun perencanaan ada beberapa prinsip yang penting unutk
diperhatikan,yaitu:
1.
Membantu pencapaian tujuan,
2.
Efisiensi perencanaan
3.
Keutamaan perencanaan
4.
Pemerataan perencanaan
5.
Patokan perencanaan
6.
Kebijakan kerangka kerja
7.
Waktu
8.
Komunikasi perencanaan
9.
Alternatif
10. Pembatasan
11. Keterikatan
12. Fleksibilitas
13. Perubahan
navigasional
14. Perencanaan
strategis
Berdasarkan prinsip
perencanaan,Sukarna menyimpulkan bahwa perencanaan adalah sebagai berikut:
1.
Fungsi utama manajer,karena
pelaksanaan pekerjaan tergantung pada baik buruknya perencanaan.
2.
Diarahkan pada tercapainya tujuan.
Oleh karena itu, bila tujuan tidak tercapai maka mungkin disebabkan kurang
baikya perencanaan.
3.
Didasarkan pada fakta objektif dan
rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif.
4.
Mengandung atau dapat
memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa datang.
5.
Memikirkan dengan matang
anggaran,program,kebijakan,metode dan standar untuk mencapai tujuan.
A.
PERENCANAAN
PENERBITAN
Pembelajaran
tentang perencanaan penerbitan dengan memandang penerbitan sebagai salah satu
program yang akan dialankan perpustakaan. Program penerbitan itu bisa terdiri
atas kegiatan penerbitan konvensional dan digital dalam bentuk penerbitan
berkala dan nonberkala.
Memang
ada juga yang menggunakan pendekatan 5W+1H untuk perencanaan,misalnya
pertanyaan pertama apa yang akan kita terbitan dan untuk siapa terbitan ini
bisa kita jawab berdasarkan jenis-jenis pernerbitan seperti buletin,kalawarta,bibliografi
atau buku panduan perpustakaan. Misalnya kta menerbitkan kalawarta. Tujuan penerbitan
kalawarta ini adalah unutk menjalin pertukaran informasi dan wadah komunikasi
antara perpustakaan dan anggota-anggotanya.
Misalnya,
karena banyak informasi mutahir yang hendak disampaikan perpustakaan sukar
disebarluaskan kepada anggota-anggotanya,padahal anggota-anggotanya memerlukan
indormasi itu. Jadi kita bisa menuliskan tujuan itu sebagai wadah pertukaran
informasi mutakhir. Dan,kalawartanya itu berbentuk tercetak atau digital yang
menggunakan internet,atau diterbitkan dalam paduan keduannya.
Perencanaan
untuk kegiatan penerbitan atau program penerbitan akan berbeda dengan
perencanaan divisi penerbitan. Perencanaan lembaga penerbitan merupakan perencanaan
jangka panjangyang terdiri dari sejumlah program,misalnya program penerbitan
berkala dan penerbitan non-berkala.
Misalnya
kita menerbitkan dalam bentuk kalawarta dan panduan pengguna perpustakaan. Kalawarta
diterbitkan bulanan,sedangkan penduan pengguna diterbitkan setahun sekali. Tentu
kita akan menetapkan tujuan dari kegiatan penerbitan itu. Kita sudah
mempelajari contoh tujuan penerbitan kalawarta.
Perencanaan
Sumber Daya Penerbitan
Berdasarkan
sumber-sumber daya yang kita perlukan untuk mencapai tujuan kita yaitu
menyelenggarakan penerbitan,bisa kita lihat di sumber-sumber daya manajemen.
|
Dalam membahas
perencanaan penerbitan tersebut,kita bisa memandang kegiatan penerbitan sebagai
program atau sebagai kegiatan proyek. Misalnya dalam setahun anggaran kita akan
menerbitkan bibliografi,kalawarta,buku panduan perpustakaan atau buku
pendidikan pengguna perpustakaan.
Kegiatan bila
merupakan proyek maka hanya memfokuskan pada satu bentuk penerbitan saja. Misalnya,
kegiatan penerbitan bibliografi dalam bidang tertentu,penerbitan kalawarta
sebanyak 4 edisi dalam setahun atau penerbitan buku untuk pendidikan pengguna
perpustakaan.
Perbedaan perencanaan
antara penerbitan sebagai program dengan penerbitan sebagai kegiatan. Pada perencanaan
penerbitan sebagai program,kita akan merumuskan perencanaan penerbitan sebagai
program ,kita akan merumuskan perencanaan lebih secara konseptual,sedangkan
pada perencanaan kegiatan penerbitan kita akan lebih banyak menyusun rencana
teknis.
Dalam perencanaan
program penerbitan tersebut,tentu kita akan berupaya berpikir strategis,artinya
berusaha menyusun rancana strategis yang merupakan rencana yang memperhatikan
apa yang terjadi dan akan terjadi pada lingkungan eksternal dan internal perpustakaan.
Kita bisa menentukan prgram mana yang di anggap strategis yang bisa membantu
pencapaian tujuan atau pelaksanaan fungsi perpustakaan. Untuk bisa melakukan
perencanaan program yang strategis itu, kita harus memeriksa keadaan lingkungan
eksternal sebagai sumber peluang dan ancaman seta memeriksa lingkungan internal
sebagai tempat beradannta kekuatan dan kelemahan.
Pada lingkungan
internal,perpustakaan memiliki kakuatan sudah memiliki kepakaran dan kemampuan
mengelola informasi. Tetapi, tidak bisa menutup mata terhadap adanya kelemahan
dalam mengelola informasi mutakhir yang begitu banyak,sehingga menyulitkan
pengguna perpustakaan sendiri.
Selanjutnya kita
bisa menyususn perencanaan program tersebut secara lebih utuh dan tentu
komprehensif. Kita bisa melihat contoh seperti dibawah ini:
Kita
memulainya dengan merusmuskan tujuan prgram penerbitan. Berdasarkan gambar
diatas,tampak bahwa penerbitan ini bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada
pengguna perpustakaan sesuai dengan peran dan fungsi perpustakaan. Tujuan tersebut
dicapai dengan memperhatikan aspek segmentasi anggota,misalnya berdasarkan
jenjang pendidikan atau pekerjaan.
Sumber daya manusia merupakan
bagian terpenting dari kegiatan organisasi,sehingga sering dikemukakan sumber
daya manusia merupakan aset organisasi. Sumber daya yang memungkinkan
organisasi bisa mencapai tujuannya dan memberikan sesuatu kepada publik yang
dilayani organisasi itu. Dalam perencanaan sumber daya manusia yang akan
melaksanakan program tersebut akan ditetapkan kompetensi yang diperlukan. Misalnya,
kompetensi itu adalah kemampuan menulis,kemampuan menyuting,kemampuan membuat
desain dan kemampuan membaca naskah dengan cermat.
Nama
Jabatan dan Kompetensinya
No.
|
Nama Jabatan
|
Kompetensi
|
1.
|
Redaksi
|
Mampu
menilai kelayakan naskah untuk diterbitkan
Mampu
berpikir kebutuhan informasi pembaca
|
2.
|
Editor
|
Mampu
melakukan penyutingan bahasa terhadap naskah
Mampu
menulis dalam bahasa yang efektif
Memiliki
pengetahuan bahsa yang baik
Mampu
mengoperasikan komputer
|
3.
|
Desainer
|
Mampu
membuat desain sampul
Mampu
membuat tata letak isi
Mamou
membuat ilustrasi buku
Mempu
mengoperasikan program komputer untuk desain
|
4.
|
Proofreader
|
Mampu
membaca dengan cermat dan teliti
Menguasai
pengetahuan penulisan kata
|
5.
|
Setter
|
Mampu
mengoperasikan komputer
Mampu
menulis dengan cepat
|
Misalnya untuk redaksi
dirangkap editor atau penyunting. Setter bisa merangkap proofreader. Dengan demikian,
kita membutuhkan 3 tenaga ini untuk proses pracetak. Sedangkan tenaga produksi
atau proses cetak,pada umumnya, diserahkan pada institusi di luar perpustakaan
atau percetakan komersial.
Untuk menyelesaikan masalah ini
kita bisa mengambil tenaga dari luar (outsourching) yang dikontrak untuk
menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab jabatan itu. Misalnya untuk
tenaga editor,bisa meminta bantuan tenaga penyunting seorang guru bahasa
Indonesia atau editor profesional.
Selanjutnya,tentu akan
dibutuhkan sarana dan prasarana yang akan kita pergunakan untuk kegiatan
penerbitan,baik berkala maupun nonberkala. Paling tidak kita akan membutuhkan
ruang kerja dan perlengkapannya seperti kursi dan meja serta komputer.
Metode pekerjaannya,seperti
sudah dikemukakan bergerak dari proses pracetak,cetak dan diakhiri dengan
pascacetak. Dengan begitu , maka kegiatan dijalankan sesuai dengan urutan
prosesnya. Dalam penyusunan jadwal kerja sebagai bentuk rencana kerja akan
mengacu pada urutan proses itu. Tidak bisa proses sesudahnya mendahului proses
sebelumnya seperti melakukan kegiatan cetak sebelum pracetak diselesaikan,
Metode kerjanya pun melibatkan
sejumlah keterampilan yang satu sama lain saling berkaitan dan bergantung. Penyutingan
akan terkait dengan tataletak isi buku. Begitu juga dengan tata muka buku
pembuatannya akan bergantung pada judul yang dibuat penulis yang kemudian bisa
saja judul itu diperbaiki dan disempurnakan oleh penyuting.
Dana juga akan diperlukan unutk
kegiatan pemasaran yakni mendistribusikan hasil terbitan. Memang bisa saja ada
kegiatan mendistribusikan yang tak memerlukan dana seperti membagikan begitu
saha hasil terbitan pada pengunjung yang datang ke perpustakaan. Misalnya,
dengan menyimpan kalawarta perpustakaan di lobi atau ruang masuk gedung
perpustakaan sehingga setiap orang bisa mengambilnya.
Dengan begitu, penerbitan yang
kta buat bisa menjangkau publik yang memang membutuhkan atau kita memandang
publik itu perlu mengetahui informasi yang disajikan. Misalnya, penerbitan
bibliografi penelitian ilmu sosial tentu bukan bacaan semua orang namun
diperlukan oleh para peneliti ilmu sosial.
B. PERENCANAAN PENGENDALIAN
PENERBITAN
Pengendalian meruapakan fungsi penting
manajemen apapun,termasuk manajemen penerbitan. Karena itu kta secara khusus
membahas soal pengendalian. Pengendalian ini kita bahas secara khusus karena
akan juga berkaitan dengan fungsi kepemimpinanatau kemampuan manajerial seorang
pemimpin/manajer.
Sukarna (1992:110) menyebutkan,pengendalian
memiliki makna membimbing,menertibkan, mengatur dan menguji kebenaran. Oleh sebab
itu pengendalian memiliki peran penting sekali dalam manajemen,mengingat
mempunyai fungsi untuk menguji apakah pelaksanaan kerja itu
teratur,tertib,terarah atau tidak.
1. Tercapainya Tujuan
Dengan
menyusun rencana pengendalian untuk pencapaian tujuan itu. Artinya, dengan
menyusun rencana pengendalian yang akan kita lakukan seperti melalui instrumen
pengendalian dalam bentuk daftar periksa atau rencanaisi laporan rutin
perkembangan pelaksanaan program atau kegiatan kita bisa melakukan pengendalian
bila terjadi penyimpagan dalam pencapaian tujuan. Misalnya, tujuan penerbitan
yang kita lakukan adalah menjalin komunikasi antara perpustakaan dan
anggotanya.
2. Efisiensi Pengawasan
Pencapaian tujuan
dengan tidak efisien menggunakan sumber daya bukanlah keberhasilan sekaligus
tidak menunjukkan produktivitas dan mutu. Sumber daya yang kita akan pergunakan
sudah ditetapkan dalam rencana, bila terjadi penyimpangan dari rencana tentu
ada penyebabnya. Mungkin salah dalam perencanaan sehingga kita harus melakukan
perubahan rencana. Makala kita menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam program
penerbitan,maka kita memiliki ukuran atau kriterua yang jelas untuk mengukur
atau menilai derajat efisiensi penerbitan tersebut. Misalnya, jumlah tenaga
yang terlihat dalam proses penerbitan apakah terlalu banyak atau terlalu
sedikit.
3. Refleksi Perencanaan
Dalam merencanakan
pengendalian penerbitan tentu kita harus berpatokan pada apa yang sudah
direncanakan. Misalnya, kita merencakanan jumlah eksemplar dalam penerbitan
sebanyak 5000eksemplar untuk kalawarta dan 500 eksemplar untuk bibliografi.
4. Standar
Pada dasranya
standar bisa kita maknai sebagai ukuran baku,tapi juga bisa dimaknai sebagai
ukuran minimal untuk mutu. Dengan demikian, kita sangat boleh untuk bekerja
melebihi standar sebagai ukuran baku atau ukuran minimal mutu. Namun, tidak
boleh bekerja di bawah standar. Oleh sebab itu,dalam rangka pengendalian
penting untuk menetapkan standar. Dalam penerbitan,kita bisa menetapkan standar
waktu untuk proses pracetak,cetak dan poscetak. Misalnya, kita menetapkan waktu
penelesaian proses pracetak.
5. Tindakan
Dalam
merencanakan pengendalian kita perlu merencanakan tindakan-tindakan seperti apa
yang harus kita lakukan untuk mengoreksi atau melakukan perbaikan bila terjadi
penyimpangan atau kekeliruan. Bisa juga penyimpangan itu terjadi karena faktor
teknis seperti listrik yang sering mati sehingga proses pengerjaan pencetakan
menjadi lebih lama dibandingkan dengan yang direncanakan.
Ada 3 bentuk kegiatan
pengendalian,seperti yang dijelaskan Husen (2009:4) , yaitu:
1. Supervisi, yaitu
melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan
tanggung jawab menurut prosedur organisasi agar dalam operasional dpat
dilakukan secara bersama-sama oleh semua personel dengan kendali pengawasan.
2. Inspeksi, melakukan
pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu
dan produk sesuai dengan yang direncanakan.
3. Tindakan koreksi, melakukan
perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk
menyesuaikan dnegan kondisi pelaksanaan.
Oleh sebab itu,
dalam perencanaan pengendalian akan dimasukkan pula rencana untuk menggali
informasi melalui saluran komunikasi informasi yang ada agar memperoleh
informasi yang berimbng dan akurat. Informasi formal yang digali dengan
instrumen seperti di atas dan informasi informal yang diperolah malalui
komunikasi informasi itu saling melengkapi. Bukan saling menambah atau
mementahkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar